1. Công nghệ RFID và ứng dụng trong công tác Thông tin – Thư viện
Công nghệ RFID bắt đầu được áp dụng rộng rãi vào quản lý thư viện từ những năm 2000 trong các mô hình thư viện hiện đại, thân thiện, luôn hướng tới việc tạo sự tiện nghi và chủ động cho người dùng. Ngay từ thời điểm mới được áp dụng, RFID đã chứng minh được tính tiện lợi và ưu thế vượt trội so với các công nghệ quản lý tài liệu trước đây nhưng do có giá thành cao nên chưa được phổ biến tại các thư viện trên thế giới. Hiện nay, với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, giá thành một hệ thống RFID đã giảm khá nhiều, không còn quá “đắt” khi so sánh với công nghệ thẻ từ (EM) nên có hàng chục ngàn thư viện trên thế giới đã áp dụng RFID. Tại Việt Nam, phần lớn các thư viện cũng đã hoặc đang xây dựng kế hoạch ứng dụng RFID.
Với tính năng “3 trong 1” là “Lưu thông – An ninh – Kiểm kê”, RFID không những tối ưu hóa quỹ thời gian của nhân viên thư viện mà đặc biệt còn mang đến sự thuận tiện, đảm bảo tính riêng tư và nâng cao tính chủ động của bạn đọc. Ứng dụng công nghệ RFID trong thư viện thực sự đã và đang đem đến những lợi ích trước mắt và lâu dài cho quy trình quản lý thư viện hiện đại, cho phép “truy tìm dấu vết” của các tài liệu xếp sai vị trí, tự động mượn/trả, tăng mức độ an ninh của thư viện. Một số ưu điểm nổi bật của RFID đối với công tác Thông tin – Thư viện bao gồm, [1]:
– Kết hợp giữa chức năng an ninh và chức năng nhận dạng tài liệu: Đối với công nghệ mã vạch (Barcode), mỗi nhãn mã vạch chỉ cho phép nhận dạng tài liệu, còn để chống trộm tài liệu thì phải sử dụng thêm dây từ. Trong khi đó, đối với các hệ thống RFID, mỗi thẻ RFID đã đảm nhiệm được đủ cả 2 chức năng này (chức năng nhận dạng tài liệu và an ninh).
– Mượn/trả nhanh chóng cùng lúc nhiều tài liệu: RFID có khả năng đọc/nhận dạng cùng lúc nhiều tài liệu do nó không yêu cầu “Line-of-sight” (sắp xếp theo hàng) để xử lý từng quyển một như công nghệ mã vạch. Do vậy, việc sử dụng RFID cho phép bạn đọc xử lý theo lô, chứ không phải từng quyển như công nghệ mã vạch, qua đó làm tăng tốc độ lưu thông tài liệu.
– Kiểm kê nhanh chóng: Thiết bị kiểm kê RFID cho phép việc quét và nhận thông tin từ các quyển sách (đã gắn chíp RFID) một cách nhanh chóng mà không cần phải dịch chuyển sách ra khỏi giá. Chỉ việc sử dụng anten quét qua giá sách theo từng tầng, các tài liệu trên giá đã được ghi lại để làm dữ liệu kiểm kê (tiết kiệm nhân công và tăng độ chính xác của việc kiểm kê, tăng hiệu quả sử dụng của tài liệu).
– Hỗ trợ tối đa cho việc tự động hóa mượn/trả tài liệu: RFID cho phép tối đa hóa tính tự phục vụ (Self-service) của bạn đọc mà không yêu cầu sự can thiệp của thủ thư. Bạn đọc có thể tự thực hiện các thủ tục mượn/trả sách mà không cần thông qua bất cứ một người nào khác. Do đó, tạo ra sự riêng tư và sự chủ động cho bạn đọc.
– Không cần tiếp xúc trực tiếp với tài liệu: Khác với công nghệ EM và mã vạch, để nhận dạng tài liệu cần phải tiếp xúc trực tiếp giữa tài liệu và thiết bị đọc. Đối với công nghệ RFID, cho phép máy đọc có thể nhận dạng được tài liệu ở khoảng cách từ xa.
– Độ bền của thẻ cao: Độ bền của thẻ RFID cao hơn so với mã vạch bởi vì nó không tiếp xúc trực tiếp với các thiết bị khác. Các nhà cung cấp RFID đảm bảo rằng mỗi thẻ RFID có thể sử dụng ít nhất được 100.000 lượt mượn/trả trước khi nó bị hỏng.
Một hệ thống tiêu biểu các thiết bị RFID cho thư viện thường bao gồm các thành phần chính như sau:
Mô hình vận hành của công nghệ RFID trong thư viện
* Cổng an ninh Thư viện
Cổng an ninh hoạt động trên công nghệ RFID, các tài liệu có dán một nhãn RFID đã được kích hoạt (Activate) tính năng chống trộm sẽ phát ra âm báo và đèn hiệu nếu người dùng tin mang tài liệu đi giữa các anten được đặt tại các trụ cổng. Chức năng chống trộm chỉ được vô hiệu hóa (De-activate) khi tài liệu được mượn tại quầy thủ thư hoặc tại các trạm tự phục vụ có chức năng đăng ký mượn tài liệu và tắt chức năng này thì tài liệu mới không gây ra báo động.
* Trạm thủ thư (lập trình và lưu thông mượn/trả)
Khi thư viện bổ sung thêm tài liệu mới, những tài liệu này sẽ được dán nhãn RFID và ghi thông tin định danh tài liệu lên chip. Đây chính là cơ sở để các thiết bị RFID có thể xác định được đó là tài liệu gì trong suốt chu trình lưu thông của tài liệu. Ngoài ra, trạm thủ thư còn hoạt động như một trạm lưu thông, có các chức năng cho phép mượn/trả tài liệu. Tại quầy thủ thư, khi phát sinh một yêu cầu mượn/trả, (các) tài liệu sẽ được đặt lên trạm để đọc thông tin trên chip RFID gắn trong tài liệu. Lúc này, thủ thư chỉ việc kết hợp với thông tin bạn đọc qua thẻ để thực hiện giao dịch mượn/trả này thông qua một lần nhấn nút trên phần mềm quản trị thư viện. Các tính năng an ninh trên các tài liệu được bỏ kích hoạt và giao dịch này được ghi nhận trên CSDL.
* Thiết bị kiểm kê, tìm kiếm tài liệu
Thiết bị kiểm kê cầm tay (hoạt động bằng pin với thiết kế không dây) có khả năng kết nối trực tiếp hoặc gián tiếp tới CSDL của thư viện, thông qua đó giúp việc kiểm kê của thư viện trở nên dễ dàng hơn. Thủ thư chỉ việc dùng thiết bị này quét qua các giá có chứa tài liệu đã gắn chip RFID, thiết bị sẽ tự động ghi lại các tài liệu có trên giá, qua đó thủ thư có thể xác định nhanh được số lượng tài liệu có trong kho. Ngoài ra, thiết bị kiểm kê cầm tay còn cho phép tìm kiếm tài liệu và xác định tài liệu đã đặt sai vị trí.
* Trạm tự mượn/trả tài liệu (Self-Service Station)
Trạm tự mượn/trả tài liệu cung cấp cho thư viện một trải nghiệm rất mới về mô hình tự phục vụ. Nó nhận dạng tài liệu qua một đầu đọc RFID và kiểm tra thông tin cũng như tình trạng của tài liệu (mượn/trả). Bạn đọc có thể tự mượn hoặc trả tài liệu thông qua một màn hình cảm ứng với các thao tác đơn giản mà không cần sự trợ giúp của thủ thư.
* Trạm thủ thư đa năng
Một thiết bị có khả năng đáp ứng đa dạng các nhu cầu của bạn đọc và của thủ thư là trạm thủ thư đa năng. Trạm được tích hợp với một máy tính (All-in-one PC) đi kèm với một màn hình cảm ứng, cho phép hoạt động như một trạm thủ thư thông thường (lập trình và lưu thông) cho cán bộ thủ thư. Bên cạnh đó, đối với bạn đọc, trạm cho phép hoạt động như một trạm tự mượn/trả tài liệu (Self-service station).
* Giá trả sách thông minh
Giá trả sách thông minh bao gồm một hệ thống giá có tích hợp các anten với chức năng đọc thông tin thẻ RFID được gắn trong tài liệu và một cột thông tin (Info-column) hiển thị thông tin tài liệu cùng thông tin người trả. Người dùng đơn giản chỉ việc đặt tài liệu lên giá và kiểm tra lại thông tin hiển thị trên màn hình. Tài liệu được tự động trả mà không cần có sự hỗ trợ của thủ thư.
* Hệ thống trả sách và phân loại tự động
Nhu cầu trả sách bất kể thời gian nào trong ngày là nhu cầu vô cùng thiết yếu của bạn đọc. Thực tế đã chứng minh nhiều bất cập khi bạn đọc phải đợi đến giờ thư viện mở cửa mới có thể trả tài liệu mà mình đã mượn trước đó. Chính vì vậy, thiết bị trả sách 24/7 là một giải pháp hữu hiệu cho nhu cầu này. Thông thường thiết bị trả sách 24/7 được kết hợp với một hệ thống phân loại tài liệu tự động (đặt bên trong thư viện). Một hệ thống đầy đủ thường bao gồm: Hộp trả sách (dropbox), băng chuyền phân loại, các thùng đựng sách dạng xe đẩy (số lượng thùng có thể thay đổi theo nhu cầu của thư viện). Thiết bị trả sách 24/7 thường được chia làm 2 loại chính:
– Dạng đặt ngoài trời (Outdoor): Hộp trả sách được thiết kế đặc biệt, có khả năng chịu được thời tiết (nắng, mưa). Hộp thường được gắn lên tường mặt ngoài của thư viện, phía sau tích hợp các băng chuyền phân loại và thùng đựng sách.
– Dạng đặt trong nhà (Indoor): Hộp trả sách thường được gắn lên tường bên trong thư viện, phía sau tích hợp các băng chuyền phân loại và thùng đựng sách.
* Nhãn (Chip) RFID dùng cho sách, tài liệu, đĩa
Nhãn (chip) RFID dùng cho sách, tài liệu được cấu tạo mềm, mỏng có chứa chíp vi xử lý. Thường nhãn dùng cho sách có dạng hình vuông hoặc hình chữ nhật, còn nhãn dùng cho CD/DVD được thiết kế hình tròn, cấu tạo mềm mỏng.
2. Định hướng ứng dụng công nghệ RFID tại Thư viện Học viện KTQS
Từ năm 2004, Thư viện Học viện KTQS đưa công nghệ điện từ (EM) và công nghệ mã vạch (Barcode) vào quản lý, phục vụ mượn/trả tài liệu. Hiện nay, với trên 62.000 tài liệu giấy, 9.000 tài liệu số và gần 12.000 thẻ bạn đọc đã được xử lý mã vạch, quy trình mượn/trả tài liệu, quản lý bạn đọc tại thư viện đã được thực hiện hoàn toàn bằng mã vạch (giúp giảm khoảng 50% thời gian và công sức so với mượn/trả thủ công trước đây). Với sự trợ giúp của các trang thiết bị (hệ thống máy tính tra cứu, máy in mã vạch, đầu đọc thẻ mã vạch, hệ thống camera, cổng từ…), Thư viện đã tổ chức 02 Phòng đọc tự chọn, giúp người dùng tin tiếp cận thuận tiện, nhanh chóng tới tài liệu cần đọc. Tuy nhiên, công nghệ đi1ện từ, mã vạch hiện không đáp ứng được yêu cầu phát triển của các thư viện hiện đại [2].
Với những thành quả công nghệ của cuộc CMCN 4.0, Thư viện Học viện KTQS đang đặt ra những mục tiêu cụ thể nhằm hiện đại hóa quy trình quản lý thư viện, phục vụ định hướng phát triển Học viện KTQS theo mô hình “Nhà trường thông minh”:
– Tăng cường đầu tư GT-TLTK điện tử, CSDL trực tuyến;
– Định hướng ứng dụng công nghệ RFID thay thế cho công nghệ EM và Barcode hiện nay;
– Từng bước hiện đại hóa, tự động hóa các hoạt động Thông tin – Thư viện; tạo không gian mở, kích thích sáng tạo.
Phòng Thông tin KHQS
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Dượng Đình Hoà, Ứng dụng công nghệ RFID trong quản lý và tự động hoá thư viện. Truy cập từ: https://idtvietnam.vn/vi/ưng-dung-cong-nghe-rfid-trong-quan-lý-va-tu-dong-hoa-thu-vien-320. Truy cập ngày 14/06/2018. [2]. Bùi Tuấn Linh (2017), Ứng dụng khoa học công nghệ nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc. Kỷ yếu HTKH thông tin-thư viện “Tác động của cuộc CMCN 4.0 đến hoạt động thông tin-thư viện”, ĐH Bách khoa/ĐH Đà Nẵng, Nxb Đà Nẵng. [3]. Phòng Thông tin KHQS/Học viện KTQS, Chuyên san Đại học Thông minh, 08/2018.