Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào công tác quản lý, nghiên cứu và giảng dạy trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các cơ quan, đơn vị. Bộ công cụ Microsoft 365 Copilot, với sự tích hợp giữa AI và các ứng dụng Office quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Teams và Outlook, đang mở ra nhiều giải pháp mới giúp tự động hóa công việc, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tại Viện Công nghệ Mô phỏng, việc nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ tiên tiến luôn được chú trọng nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc. Trong đó, bộ công cụ Microsoft 365 Copilot với sự hỗ trợ của AI được xem là một trong những “trợ thủ” đắc lực trong triển khai chuyển đổi số tại đơn vị.
Ứng dụng AI và Microsoft 365 Copilot nâng cao hiệu quả công tác (Ảnh minh họa: internet)
Microsoft 365 Copilot tăng hiệu quả quản lý văn bản và hồ sơ:
Copilot đóng vai trò như một thư ký thông minh, giúp đơn vị xử lý các tác vụ văn phòng một cách tinh gọn và chuẩn xác.
Soạn thảo và chuẩn hóa văn bản: AI Copilot hỗ trợ soạn thảo nhanh chóng các loại công văn, báo cáo và tổng hợp hồ sơ. Chỉ với vài từ khóa hoặc yêu cầu, Copilot có thể đề xuất nội dung, định hình cấu trúc và chuẩn hóa văn bản theo mẫu định sẵn, giúp rút ngắn đáng kể thời gian viết và đảm bảo tính nhất quán.
Tóm tắt và phân loại thông tin: AI tự động tóm tắt các tài liệu chuyên sâu, phân loại email và tài liệu theo chủ đề, mức độ khẩn cấp (ví dụ: ưu tiên), hỗ trợ cán bộ kiểm soát hiệu quả khối lượng thông tin lớn.
Truy vấn thông tin chuyên sâu: Copilot có khả năng tổng hợp thông tin chéo trong toàn bộ kho dữ liệu nội bộ của đơn vị, cung cấp cơ sở dữ liệu toàn diện giúp ra quyết định nhanh chóng và có căn cứ.
Hỗ trợ hiệu quả cho giảng dạy và nghiên cứu:
Tạo nội dung bài giảng: Trong PowerPoint hoặc Word, AI Copilot gợi ý cấu trúc bài giảng, đề xuất hình minh họa, ví dụ, câu hỏi thảo luận, giúp giảng viên chuẩn bị bài giảng nhanh hơn.
Chuẩn bị tài liệu nghiên cứu: AI Copilot tổng hợp dữ liệu, tóm tắt các bài báo, phân tích bảng biểu trong Excel, hỗ trợ nghiên cứu viên đánh giá thông tin một cách khoa học và hiệu quả.
Thiết kế hình ảnh minh họa: Copilot kết hợp với AI Designer tự động gợi ý template, infographic, biểu đồ minh họa trực quan cho tài liệu.
Nâng cao chất lượng hội họp, giao tiếp và cộng tác:
Teams và Outlook: AI Copilot tự động soạn email, nhắc nhở cuộc họp, phiên âm nội dung hội họp và tạo biên bản, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.
Cộng tác nhóm: Copilot giúp tổng hợp ý kiến, phân công nhiệm vụ và tạo checklist công việc, đảm bảo dự án và hoạt động nhóm vận hành trơn tru.
Phân tích dữ liệu cuộc họp: AI gợi ý các điểm cần chú ý, tóm tắt hành động tiếp theo, giúp lãnh đạo và nhân viên nắm bắt thông tin nhanh.
Lợi ích thực tiễn mang lại:
Tiết kiệm thời gian: Copilot tự động hóa nhiều thao tác thủ công, giúp cán bộ, giảng viên và nghiên cứu viên tập trung vào công việc chuyên môn.
Chuẩn hóa dữ liệu và tài liệu: Văn bản, báo cáo, giáo án đều được thống nhất về chuẩn mực và định dạng.
Nâng cao hiệu quả hợp tác: Giúp quản lý dự án, giao tiếp nhóm và ra quyết định nhanh hơn.
Hỗ trợ sáng tạo: Tài liệu minh họa, bài giảng, báo cáo được tạo nhanh, hỗ trợ nhân viên nghiên cứu và giảng viên phát triển ý tưởng.
Tóm lại, việc ứng dụng AI thông qua Microsoft 365 Copilot đã góp phần rõ rệt trong tối ưu hóa quy trình công tác, nâng cao năng suất và chất lượng các hoạt động quản lý, giảng dạy và nghiên cứu tại Viện Công nghệ Mô phỏng. Trong thời gian tới, Viện Công nghệ mô phỏng sẽ tiếp tục mở rộng việc áp dụng Copilot trong các lĩnh vực như quản lý dự án, chuẩn hóa báo cáo khoa học và đào tạo nâng cao cho cán bộ. Giải pháp này không chỉ hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp mà còn thúc đẩy đổi mới sáng tạo, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong giai đoạn hiện nay.
